¿Qué es el documento de liquidación?

Para empezar, es importante diferenciar dos ideas que pueden confundirse rápidamente: el finiquito y la indemnización. Aunque ambas ideas describen la finalización de un contrato, cabe destacar que la indemnización es el pago que la empresa realiza al trabajador cuando las relaciones laborales entre ambos se detienen por causas ajenas al empleado, normalmente tras un despido improcedente o por factores ajenos a la empresa.

El documento de liquidación o finiquito debe entregarse siempre, sea cual sea el factor de interrupción del convenio (ya sea por dimisión voluntaria, por excedencia, por finalización de la obra o servicio para el que se contrató al trabajador o, como ya se ha señalado, como consecuencia del cese). Pero, ¿en qué consiste exactamente?

Documento de Liquidación

Como decíamos, el documento de liquidación es el archivo que la empresa entrega al trabajador en el momento en que finaliza la relación laboral entre ambos, sea cual sea la razón.

La manifestación de este documento al trabajador, y su posterior firma que compromete a ambos, demuestra que todos los atrasos entre la empresa, así como el trabajador se han resuelto. La cantidad incluida en el finiquito dependerá del tiempo operado en la empresa, de las vacaciones y también de otras ideas, que se muestran a continuación.

Cómo calcular el finiquito

Para calcular el importe del finiquito tendremos que sumar lo siguiente:

1. Salarios pendientes de pago.
2. Parte proporcional de las pagas extra. Esta parte sólo se tendrá en cuenta si las retribuciones no se prorratean, ya que entonces entran dentro del salario pendiente de cobro del mes.
3. Vacaciones no disfrutadas. La finalización de un contrato sin haber disfrutado las vacaciones exige el abono de los días de vacaciones que no se han podido aprovechar. Por el contrario, sería el trabajador quien tuviera que hacerse cargo de pagar esos días extra.
4. Las horas extras que se le deben al trabajador.
5. Indemnización por despido. Como ya se ha dicho, la empresa tiene que indemnizar al trabajador en caso de que la relación laboral finalice por cese del trabajo, despido objetivo o despido improcedente. La cuantía variará en función del motivo del cese. No obstante, es importante que el trabajador conozca las razones que la empresa alega para motivar el despido. En varias ocasiones, la empresa disfraza la verdad con el fin de pagar una indemnización menor que la que legítimamente le corresponde al trabajador. Uno de los casos más repetidos es la insinuación de un cese de obra o servicio, cuando en realidad se está realizando un despido improcedente.
6. Cualquier tipo de incentivo o bonus por productividad que haya generado en los últimos doce meses, ya que requiere de cálculos más específicos.

Exposición y firma del documento de liquidación

El finiquito es un papel muy fundamental y aunque no hay un diseño estándar y oficial al que deban atenerse todas las empresas, es esencial que refleje la realidad y que deje claro que ambas partes están de acuerdo con lo que se afirma en él.

Por ejemplo, no es necesario que se contemple la palabra finiquito en el archivo, pero sí en el contenido, junto el acuerdo de ambas partes. También es posible la inexistencia de dicho documento, siempre que se pueda demostrar la liquidación realizada por la empresa.

No obstante, aconsejamos que, en caso de extinción del contrato, el expediente sea por escrito, ya que será más fácil dejar un documento claro e inequívoco de las devoluciones realizadas y de la voluntad del trabajador de finalizar su relación con la empresa.

Y también hay que tener en cuenta que hay que consultar el convenio colectivo del trabajador, en caso de que se necesiten otras condiciones para cumplimentar el finiquito.

Por otro lado, de acuerdo con el artículo 49 del Estatuto de los Trabajadores, se puede solicitar la existencia de un representante legal de los trabajadores en el momento de autorizar el pago del finiquito, ya que la firma de este demuestra la aceptación de que la relación laboral ha terminado y el trabajador ha recibido los pagos. Si el trabajador no está de acuerdo con alguno de los conceptos, puede firmar como «no conforme».

Fecha de vencimiento para el pago del finiquito en España

La legislación no establece una fecha concreta para el pago del finiquito, salvo que se desarrolle en el convenio colectivo. Sin embargo, se aconseja entregar este archivo al trabajador en el mismo momento en que se produzca el despido de éste, nunca antes ni junto a la liquidación, asimismo, habrá que adjuntar diversos documentos como

• La certificación de cotizaciones a la Seguridad Social de los últimos 6 meses.
• Las facturas de ingresos del mes en curso.
• Un duplicado de la baja en la Seguridad Social para comprobar el día de la baja.
• Y también, si se requiere, la carta de despido.

En el caso de que se retrase la liquidación del finiquito, hay que tener en cuenta lo establecido en el convenio colectivo firmado, ya que el retraso del pago del finiquito producir problemas que pueden llegar a ser indemnizables según el contrato.

Cuestiones relativas al cálculo del finiquito

En caso de una excedencia voluntaria, el trabajador tendrá derecho a obtener el finiquito, es decir, cobrará las vacaciones no disfrutadas, así como las horas extras que no se prorratearon. Por otro lado, el trabajador no obtendrá ninguna indemnización por despido.

¿Cómo se hace el pago del finiquito?

No existe un tipo oficial de pago del finiquito, pero puede hacerse en efectivo, mediante cheque o transferencia a una entidad financiera. Por lo tanto, se recomienda que, si se utiliza un cheque, se incluya el número de cheque en el papel que debe firmar el trabajador o si el pago se realiza por transferencia bancaria, se debe incluir el número de cuenta para la liquidación correspondiente.

¿Cómo se determina el finiquito por baja voluntaria?

En el caso de finiquito por baja voluntaria el proceso es similar, es decir, si se aplica a un despido o a una decisión del trabajador. Los conceptos en los que hay que pensar son los siguientes: salarios pendientes, vacaciones no disfrutadas, pagas extras no prorrateados; sin contar con la indemnización por despido.

En los departamentos de Recursos Humanos, el control de los presupuestos convertirse en una tarea muy complicada. Un software como Nivimu, que cuenta con una funcionalidad específica para realizar esta tarea te ayudará enormemente a simplificar, agilizar y automatizar estos procesos.