Cómo hacer una nómina: todo lo que debes saber

Las nóminas son un archivo insustituible de cualquier comercio que cuente con trabajadores contratados.

Comúnmente las organizaciones cuentan con una persona o un departamento completo cuya funcionalidad radica exclusivamente en calcular y hacer las nóminas de todos los trabajadores, empero si eres un emprendedor que finaliza de comenzar su comercio y debes hacer todo este trabajo por ti mismo, atento a los conceptos clave que te presentamos luego para lograr calcular y producir las nóminas de tus empleados.

Qué es una nómina

Empero la nómina es muchísimo más que aquello, es una factura en la que queda reflejada la interacción entre compañía y empleado y en la que aparecen datos bastante relevantes a considerar para el empleado como la aportación del trabajador a la Estabilidad Social o la retención de IRPF que se le aplica.

Tanto si eres una organización o un independiente con trabajadores a cargo, debes conocer toda esta información y realizarla de forma correcta, puesto que las nóminas son parte de la contabilidad de la compañía y tienen que contener la información correctamente y respetando lo cual establecen las leyes laborales.

Obtén en forma gratuita un modelo en Excel que tendrás la posibilidad de además editar a partir de Google Sheets, para producir las nóminas en tu compañía.

Pasos anteriores a tener en cuenta al generar una nómina

Para llevar a cabo una nómina se debe considerar diferentes componentes que influyen en el momento de calcular la porción final que obtiene un empleado por su trabajo y que deberás tener en cuenta en el momento de calcularlas:

• Tipo de contrato: No es lo mismo trabajar a jornada completa que a jornada parcial, ni tener un contrato indefinido que uno de duración determinada.
• Situación personal del empleado: Saber si el empleado está casado o si tiene hijos o personas a su cargo además es fundamental para calcular el IRPF.
• El convenio colectivo de aplicación: Afecta a los complementos salariales que vaya a percibir el empleado, igual que al cobro de las horas extras o a las percepciones no salariales como las dietas.
• Pagas extras: Saber si las pagas van a estar prorrateadas o si se van a dar en sus partes correspondientes.
• Categoría profesional y grupo de cotización: Estos datos también afectan a la hora de calcular las bases de cotización a la Seguridad Social.
• Bajas: Si el empleado ha estado de baja, ya sea médica o de paternidad o maternidad, también influirá en la nómina.

Hay varios detalles que considerar al generar una nómina a partir de cero, por lo que iremos a comenzar con lo cual podría ser la construcción de una nómina standard: mensual, sin bajas y con las pagas prorrateadas.

Cómo crear una nómina

Ahora sí, nos adentramos de lleno en la construcción de la nómina y para eso vamos a ir por piezas.

Encabezado de una nómina

• Datos de la organización: Debería aparecer el nombre legal de la organización, su domicilio fiscal, el CIF y el código de cuenta de cotización (código numérico que la Tesorería Gral. de la Seguridad Social asigna a los empresarios y otros causantes del pago de cuotas a la Seguridad Social).
• Datos del trabajador: Nombre completo, DNI, Número de afiliación a la Seguridad Social, Categoría o conjunto profesional, conjunto de cotización, fecha de antigüedad o de ingreso a la organización y código de contrato.
• Periodo de liquidación: Es el mes trabajado al que hace referencia esa nómina. Incluye la fecha de inicio, la fecha de finalización y el total de días.

Devengos

En la parte de devengos pudimos encontrar todos los conceptos salariales que el empleado ha creado a lo largo de el mes trabajado y a los que todavía no se les ha aplicado ni una deducción.

Los devengos se separan entre percepciones salariales y percepciones no salariales.

• Percepciones salariales.

1. Salario base: Cantidad que el trabajador percibe por los días trabajados y que no puede ser inferior a lo establecido por el convenio que se le aplique.
2. Accesorios salariales: Las porciones extraordinarias que reciba el empleado por su trabajo.
3. Pagas extraordinarias: Dependiendo del acuerdo y del consenso entre empleado y compañía, estas las pagas extraordinarias tienen la posibilidad de ser prorrateadas en el salario mensual y recibirlas de lentamente todos los meses en lugar de en las veces que aplique, por esa razón se habla de salario a 12 pagas o a 14 (cuando son 2 pagas extras).
4. Mejoras voluntarias: Si en tu compañía ofreces a los empleados parte de su salario como salario en especie o retribución flexible las porciones destinadas a ello además deberán aparecer aquí. Sin embargo rememora que el total de lo cual el empleado cobra como sueldo en especie no puede superar el 30% del sueldo bruto.

• Percepciones no salariales.

Esta clase de percepciones no cotiza a la Seguridad Social y puede integrar indemnizaciones o suplidos, prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos, y cualquier percepción extra que compense los costos ocasionados al trabajador a lo largo de el desarrollo de su trabajo, como dietas, kilometraje o pluses de transporte.

Deducciones

La tercera parte de la nómina es donde quedan reflejadas las porciones que van a descontarse de los devengos y que darán como consecuencia al sueldo neto del empleado.

• Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta. Estas aportaciones que hace el trabajador a la Seguridad Social nacen de la suma de numerosas deducciones que se calculan restando un definido tanto por ciento a la base de cotización del empleado.
• IRPF. Se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal. Aunque no existe realmente un mínimo a tributar en IRPF, sí es cierto que, cuando se tenga un empleado con un contrato temporal de duración inferior a un año, aunque según la calculadora sea un 0%, se tendrá que aplicar una deducción del 2%.
• Anticipos. Solo se rellena si la empresa adelanta parte del salario al empleado.
• Valor de los productos recibidos en especie. La cantidad total de los productos recibidos en especie que aparece en la parte de devengos se incluye también en las deducciones.
• Otras deducciones. Aquí se pueden incluir préstamos que el empleado tenga que devolver a la empresa, etc

Estas 5 deducciones se calculan individualmente y después se suman para lograr el total a deducir, que se restará al sueldo bruto. De esta resta saldrá el líquido a notar, o sea, el sueldo neto que el trabajador cobrará al final.

Cómo se calculan las bases de cotización de una nómina

Las bases de cotización se hallan en el pie de la nómina bajo el título de Decisión de las B. y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la organización.

Por el instante solo hablaremos de cómo se calculan las bases de cotización y después, en el apartado dedicado al pie de nómina hablaremos de las aportaciones de la organización.

En una nómina hay 3 equipos de bases de cotización:

• Base de cotización por contingencias habituales (BCCC): Esta base de cotización se calcula implementando la siguiente fórmula:
• Base sujeta a la retención de IRPF: Para calcular esta base de cotización se toma el total devengado y se le restan las porciones exentas de IRPF como tienen la posibilidad de ser dietas, indemnizaciones o productos que pertenecen a planes de retribución flexible.

Como hemos contado en numerosas situaciones, los productos de retribución flexible permanecen exentos de tributar en IRPF (o de esta forma lo elaboran las porciones hasta llegar al más alto autorizado por ley), por lo cual no se suman al calcular la base sujeta a la retención de IRPF.

1. Contingencias Habituales 4,70% de la BCCC
2. Desempleo 1,55% de la Base de contingencias expertos para contratos indefinidos.
3. Formación  0,10% de la Base de contingencias expertos

Si se hubieran llevado a cabo horas adicionales, las bases de cotización quedarían establecidas de acuerdo con el pago recibido por ellas, en una sección el pago percibido por la ejecución de horas adicionales clásicos y por otro lado el pago percibido por hacer horas adicionales de fuerza más grande.

1. Horas extra tradicionales 4,70% del pago percibido por la ejecución de las horas adicionales de carácter común.
2. Horas extras de fuerza mayor 2% del pago percibido por la realización de las horas extras de fuerza mayor.

Cómo calcular la base de IRPF en una nómina

La retención de IRPF es dependiente no solo del salario de un empleado, además de su situación personal.

Rememora que cualquier cambio en el caso del trabajador o su salario, involucra una totalmente nueva regularización de IRPF, por esa razón es aconsejable hacer comprobaciones regulares para calcular el nuevo tanto por ciento.

Líquido a percibir

Sin embargo con dichos totales además se presentan los totales de las bases de cotización al lado de 2 porciones más que tienen que ser nombradas si deseas generar una nómina completa para tus empleados.

Así, comúnmente, si empezamos por la izquierda pudimos encontrar:

Si el empleado tiene las pagas adicionales prorrateadas esta porción va a ser igual a la BCCC, si no va a ser la BCCC sin el prorrateo.

• Remuneración total: Esta cantidad se refiere al salario mensual por el que el empleado cotiza.
• Pagas Prorrateadas Adicionales: Si el empleado tiene las pagas adicionales prorrateadas en su salario mensual esta parte quedará vacía puesto que la porción que ve en criterio de paga extra cada mes ya surge en su lista de devengos.

Pie de nómina

Las bases de cotización y conceptos de recaudación conjunta por parte del empleado ya los hemos tratado, ahora toca dialogar de lo cual paga la organización por cada empleado y que puede permanecer o no reflejado en la nómina en forma de información para el empleado.

Como puedes ver, la información del pie de página queda dividida en 4 columnas: aportaciones, base, tipo y aportación empresarial.

Así, cada organización aporta, conforme el trabajador:

• En contingencias habituales: el 23,6% de la base de contingencias habituales del trabajador
• En desempleo: el 5,5% de la BCCC del trabajador si este tiene un contrato fijo o un 6,7% si el trabajador tiene un contrato temporal
• En formación profesional: el 0,6% de la BCCC del trabajador
• En fondo de garantía salarial: 0,2% de la base de cotización de contingencias habituales del trabajador.

Entrega y recibo de la nómina

El artículo 29 del Estatuto de Trabajadores sugiere que un trabajador debería recibir la documentación de su sueldo por medio de la entrega de un recibo personal que sirva como justificante del pago.

Hay organizaciones que imprimen las nóminas de sus trabajadores y las proporcionan en mano, otras las envían por correspondencia y otras, algo más modernas, las realizan llegar a sus trabajadores vía correspondencia electrónico.

Nivimu lee el archivo con las nóminas y envía cada una al trabajador que corresponde, ofrendando al responsable la posibilidad de revisarlas previo a hacer el envío.