Administración Por Objetivos (APO)
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La Administración Por Objetivos (APO) es una técnica laboral que analiza el desempeño de los trabajadores y la eficiencia de la empresa mediante la definición previa de objetivos. Esta metodología promueve la cooperación entre los miembros de la organización y contribuye a forjar la reputación corporativa.
Es fundamental que las metas se ajusten a las aptitudes de los trabajadores y que se establezcan plazos para alcanzarlas.
¿Qué es la APO?
La Administración Por Objetivos (APO) es una táctica empresarial que se basa en la gestión por objetivos del capital humano. La técnica de Management by Objectives (MBO) tiene como objetivo motivar a los trabajadores estableciendo metas específicas que serán premiadas o reconocidas al alcanzarlas.
La Administración Por Objetivos tuvo su origen en Estados Unidos en la década de 1950 y, además de establecer una hoja de ruta basada en la meta final, se fundamenta en la fijación de pequeñas metas para lograr los resultados deseados. De esta manera, se promueve la búsqueda de estrategias y planes en los distintos niveles de la organización para que se integren con base en la meta o en un departamento en particular, como pueden ser recursos humanos, ventas o marketing.
La Administración Por Objetivos se divide en 3 fases: la inicial, donde se establecen los objetivos entre los distintos componentes de la organización; el seguimiento, que consiste en reuniones programadas para revisar el estado de los pequeños objetivos establecidos; y la evaluación, que inicialmente se fija para evaluar el estado del proyecto, conocer cuáles metas y objetivos se alcanzaron y cuáles necesitan ser reenfocados o mejorados.
Establecer objetivos y cuantificarlos es la única forma en que las empresas pueden planificar hacia el futuro y evitar estimaciones subjetivas de lo que podría suceder. Es fundamental pensar en lo que se va a lograr para tener una idea clara de los objetivos que se desean alcanzar.
Características de la APO
La Administración Por Objetivos se basa en varios principios importantes para su implementación exitosa:
- La alineación de los objetivos y necesidades de la empresa con la estrategia corporativa, para que todas las áreas trabajen en la misma dirección.
- Los objetivos se establecen en cascada, es decir, se distribuyen por los diferentes componentes de la organización o departamento teniendo en cuenta sus características, responsabilidades y jerarquía. También puede utilizarse una estructura piramidal para su distribución adecuada.
- Esto fomenta la acción individual de las diversas áreas de la empresa, que mantienen su independencia pero trabajan juntas en objetivos comunes.
- La APO se enfoca en metas a corto y mediano plazo que están conectadas con el logro final.
- Se busca alcanzar un acuerdo entre los diferentes miembros de la organización, enfocados tanto en los objetivos a corto plazo como en los de largo plazo.
- Es importante fijar una fecha límite para cumplir con los objetivos establecidos.
- La evaluación de los objetivos se realiza mediante la retroalimentación entre los grupos de trabajo, lo que permite generar aprobación o sugerir mejoras.
- El MBO incentiva a los empleados a trabajar de manera colaborativa y participativa, fomentando el compromiso con el trabajo de otras áreas de la compañía.
- La claridad en los objetivos y la integración gerencial son fundamentales para la construcción de marca y la creación de empatía entre los diferentes miembros de la empresa.
Razones por las que aplicar una APO
La Administración Por Objetivos une los diferentes elementos de la organización. Esta integración tiene varios efectos beneficiosos en la empresa.
La gerencia, que juega un papel importante en la identificación y consecución de los objetivos, comprende cómo operan los distintos departamentos. Al contar con gerentes o responsables de área a su lado, estos últimos pueden abordar preguntas y planificar tácticas de manera más efectiva.
Se recibe información de retroalimentación, lo que permite hacer las correcciones necesarias.
Progreso continuo
La colaboración entre los distintos componentes de la organización permite el avance hacia objetivos inmediatos y de largo plazo, promoviendo una relación horizontal y la búsqueda conjunta de soluciones.
Es esencial que las empresas utilicen la tecnología como herramienta para alcanzar sus objetivos de negocio más importantes. La Transformación Digital ya no es una perspectiva a futuro, sino una necesidad actual para no quedarse atrás en el mercado competitivo.
Medición del desempeño laboral
La gerencia de la organización tendrá la capacidad de evaluar el rendimiento de su equipo de trabajo, mientras que los trabajadores podrán obtener una mejor comprensión de sus habilidades y descubrir tanto sus fortalezas como las áreas en las que necesitan mejorar.
Una herramienta para establecer criterios de evaluación fundamentales para la organización y supervisar el progreso del trabajador en esa área de manera objetiva.
Una forma efectiva (y respaldada por datos) para ubicar a cada trabajador en la posición más beneficiosa para la compañía. También posibilita la comparación con otros trabajadores y ofrecer capacitación para fomentar su desarrollo.
Seguimiento y apoyo a la plantilla
Se brinda un apoyo continuo y seguimiento durante todas las fases del proceso de Administración Por Objetivos, lo cual contribuye a lograr resultados superiores y realizar ajustes o modificaciones necesarias en los objetivos o acciones que no se ajusten al proyecto o no den los resultados deseados.
Integración de los elementos de la organización
La integración de los diferentes elementos de la organización a través de la Administración Por Objetivos tiene un impacto positivo en la empresa en varios aspectos. Los gerentes, que deben liderar la búsqueda y el logro de las metas, tienen una comprensión clara de cómo operan los distintos departamentos.
A su vez, los miembros del equipo, quienes trabajan con la guía de los gerentes y supervisores, pueden resolver dudas y planificar estrategias de manera directa, lo que permite recibir retroalimentación y realizar ajustes en consecuencia.
Características de la APO en la dinámica laboral
En el actual entorno que puede ser muy cambiante, especialmente debido a los efectos del COVID-19, hay varias razones para aplicar la Administración Por Objetivos:
- La Administración Por Objetivos a corto plazo es más fácil de manejar, por lo que se establecen metas basadas en una serie de objetivos pequeños.
- Para los trabajadores, es más cómodo atender tareas específicas que abordar grandes cantidades de trabajo.
- La Administración Por Objetivos proporciona una oportunidad para establecer estrategias motivacionales. Una vez que se alcanzan los objetivos a corto plazo, se pueden celebrar o reconocer a los trabajadores de manera especial.
- La dirección de la organización tiene una visión directa de las habilidades y métodos de trabajo de los equipos de trabajo.
- Los trabajadores pueden ver cómo evoluciona su rendimiento laboral y sentirse satisfechos al lograr los objetivos.
- Al lograr los resultados esperados a largo plazo, la organización demuestra que puede trabajar y sostener proyectos a largo plazo.
Cada fase del ciclo de vida laboral es igualmente importante para el éxito del profesional en la empresa y, en consecuencia, para la productividad y rentabilidad de la empresa.
Pasos para trabajar la APO
Para aplicar la Administración Por Objetivos en una organización, es importante seguir una serie de pasos para asegurar su éxito y minimizar los riesgos.
Objetivos claros
La dirección de la organización debe ser consciente del potencial de sus trabajadores y establecer una serie de logros a largo plazo, respaldados por avances progresivos, entregas y revisiones constantes para evaluar su progreso.
Es crucial considerar los valores y la misión de la organización para vincular la finalidad de las tareas con ellos y lograr la integración del capital humano y la filosofía empresarial con los objetivos empresariales.
Definir tareas
La Administración Por Objetivos se basa en la realización de pequeñas tareas que contribuyen al logro del objetivo final de la organización. Estas tareas pueden implicar procesos de producción, gestión de recursos, negociaciones y otros aspectos que influyen en el proyecto en su conjunto.
Por lo tanto, es recomendable que los diferentes departamentos mantengan una comunicación constante para avanzar juntos en la consecución de las metas establecidas.
Revisión y monitoreo constante
Es fundamental mantener una evaluación constante de los resultados generados en la relación integrada entre los diferentes departamentos.
De esta forma, se podrá conocer el estado del proyecto, verificar si se están cumpliendo los objetivos y plazos establecidos para alcanzar la meta, o detectar posibles desviaciones y tomar medidas correctivas.
Retroalimentación
Al establecer objetivos a corto, mediano y largo plazo y evaluaciones periódicas, se crea la oportunidad de proporcionar retroalimentación a los trabajadores, informándoles sobre sus fortalezas y las áreas en las que necesitan mejorar como parte de la Administración Por Objetivos.
Por lo tanto, es crucial mantener una relación laboral cercana y, al mismo tiempo, tener la autoridad necesaria para poder revisar y sugerir lo que se considere oportuno.
Logros y desempeño
El proceso de revisión de objetivos implica evaluar si se alcanzaron los objetivos planteados y si se lograron de la manera deseada. Además, se debe proporcionar una evaluación individual del desempeño de los trabajadores y los departamentos.
Para facilitar este proceso, la tecnología de los sistemas de evaluación por objetivos puede ayudar en la fase del proceso que incluye fijar metas, describir objetivos, asignar responsables y plazos, y revisar su progreso.
Horizontalidad y autoridad
La colaboración entre los departamentos puede llevar a relaciones jerárquicas más horizontales en las que la autoridad se distribuye. Sin embargo, es importante que los trabajadores comprendan sus responsabilidades y que se mantenga la cadena de mando.
Para llevar a cabo evaluaciones efectivas, los responsables de los departamentos y la gerencia deben mantener un equilibrio en este sentido, aunque permitiendo cierta flexibilidad en la dinámica de trabajo.
Beneficios de la APO
La Administración Por Objetivos brinda ventajas tanto a nivel individual como a nivel grupal, entre ellas se pueden mencionar:
Orden
La Administración Por Objetivos promueve una mejora en el desempeño de los trabajadores, ya que estos se sienten motivados a planificar y organizar su trabajo para cumplir con los plazos de entrega y lograr los objetivos establecidos.
Integración
Al establecer objetivos a corto, mediano y largo plazo en las diferentes áreas de la organización, se crea una estructura que permite a la empresa conocer las habilidades y capacidades de sus trabajadores, y a su vez, los trabajadores saben qué espera la dirección de su desempeño profesional.
Crecimiento profesional
El trabajador mejora su rendimiento y adquiere experiencia al lograr resultados. Esto tiene un impacto positivo en sus tareas futuras. Por lo tanto, es fundamental establecer una retroalimentación efectiva entre los diferentes miembros del equipo de trabajo y la organización.
Gestión efectiva
La existencia de una estructura clara de metas y objetivos permite a la empresa realizar una evaluación más precisa de su desempeño.
Liderazgo
La implementación de un enfoque de Administración Por Objetivos en la empresa puede llevar a la aparición de liderazgos particulares en el día a día, lo que permite que en ocasiones sean los trabajadores quienes asuman responsabilidades y tomen decisiones.
Debilidades de la APO
Aunque la Administración Por Objetivos tiene sus beneficios, es importante considerar algunos aspectos que pueden ser negativos.
Autoridad
En un sistema en el que las áreas trabajan en conjunto, puede surgir una dinámica en la que no está clara la autoridad.
Imprecisión
La falta de metas claras durante la fase de planificación del proyecto puede llevar a una estructura de objetivos confusa y obstaculizar el logro de los resultados previstos.
Gestión de evaluación
Se sugiere que para evaluar el desempeño laboral de los trabajadores no solo se tenga en cuenta la consecución de objetivos, ya que esto podría ser injusto. Es por ello que se recomienda el uso de un software de evaluación que permita considerar diferentes variables y medir de manera precisa el impacto del trabajo de los empleados en la organización.
Exigencia
Para evitar resistencia a un sistema que requiera mucho esfuerzo y compromiso, se pueden utilizar softwares de encuestas para medir la viabilidad de implementar la Administración Por Objetivos.
Estos recursos permiten consultar a la plantilla y obtener información precisa mediante filtros y otros recursos. De esta manera, es posible determinar qué cambios necesita la organización para desarrollar un sistema de APO.
Errores más frecuentes
Falta de precisión
Es importante establecer claramente cada objetivo. Uno de los fallos más habituales en la Administración Por Objetivos es que estos no se describen con suficiente precisión. Esto puede dar lugar a dificultades en la realización de las pequeñas tareas necesarias para alcanzar el objetivo final.
Metas irreales
Es fundamental que una Administración Por Objetivos efectiva tenga en cuenta tanto el potencial como las limitaciones de la organización. En muchas ocasiones, las empresas se comprometen con objetivos que están fuera de su alcance, lo que puede generar consecuencias negativas.
Por lo tanto, es importante establecer metas que se ajusten a las capacidades y posibilidades reales de la organización.
Burocracia
Se pueden presentar obstáculos en la dinámica de trabajo debido a la horizontalidad de las relaciones, como la validación, corrección, trámites y otros aspectos que pueden no depender del responsable inmediato pero que impactan en la dinámica.
Por lo tanto, es importante evitar este error para mantener una dinámica fluida de trabajo.
Factible
Es común que las organizaciones tengan el personal adecuado para alcanzar los objetivos propuestos, pero a menudo no se consideran los plazos de producción en la planificación.
Por lo tanto, es crucial dimensionar la Administración Por Objetivos en función de las capacidades humanas y el tiempo disponible para evitar inconvenientes en la implementación.
Ejemplos de APO
Existen dos representaciones gráficas para mostrar los pasos de un ciclo de Administración Por Objetivos (APO).
Modelo APO según Humble
De acuerdo con el autor del sistema, se trata de un enfoque dinámico que busca integrar los objetivos de la empresa para definir y alcanzar sus metas de crecimiento y rentabilidad, con las necesidades del gerente de contribuir y desarrollarse.
En general, se considera un estilo de liderazgo desafiante y motivador.
- Revisión crítica
- Esclarecimiento de resultados
- Compromiso y contribución
- Mejorar las funciones
- Evaluación de los resultados
- Motivación
Modelo APO según Odiorne
George Odiorne, en su modelo, establece siete etapas para el proceso de Administración Por Objetivos.
- Medidas de desempeño
- Revisión de escritura
- Medidas de evaluación
- Evaluación de su propio trabajo
- Seguimiento continuo
- Evaluación de los resultados
- Evaluación del desempeño
Según él, este sistema implica la colaboración entre el superior y el subordinado para identificar objetivos en común.
Luego, se definen las áreas de responsabilidad de cada individuo en función de los resultados esperados, y se utilizan estas medidas como guías para la operación de la unidad y la evaluación de la contribución de cada miembro.
Ejemplos dentro de la empresa
APO en Recursos Humanos
El departamento de recursos humanos tiene la responsabilidad de estructurar el plan APO basándose en los principios establecidos y luego compartirlo con los demás departamentos de la organización para recibir sus aportes.
Es fundamental que esto se realice en línea con la filosofía de la empresa y con un responsable asignado. Es esencial tener en cuenta que este proceso no es unidireccional y que depende de la colaboración de los diferentes departamentos. Por lo tanto, se sugiere estar abiertos a todas las ideas posibles tanto para la implementación como para la definición de los objetivos.
APO en Marketing
Se puede aplicar la Administración Por Objetivos al establecer medidas de crecimiento en las cuentas gestionadas por el departamento de marketing. La dirección del departamento puede proponer objetivos como alcanzar 15,000 nuevos seguidores, generar 3,000 descargas de contenido o convertir objetivos de solicitud de procesos de marketing.
Es importante plantear estas metas a los trabajadores encargados de alcanzarlas para conocer su opinión sobre la posibilidad de lograrlas. Para integrar a todos los componentes, se deben evaluar los diversos escenarios, conocer las capacidades y potencial de los trabajadores y decidir si aplicar o no la Administración Por Objetivos, siempre en base a la filosofía de la organización y con un responsable encargado.
APO en Ventas
El departamento puede establecer objetivos específicos de ventas en términos económicos y basados en datos, tales como la previsión de la facturación de la empresa, el número de acuerdos contractuales que se cerrarán o la cantidad de productos que se venderán en un plazo determinado.
Después de establecer la meta, es importante compartirla con los demás trabajadores para evaluar su viabilidad y, en caso de que alguien considere que se pueden lograr más ventas en un período de tiempo determinado, incluirlo en la estructura de objetivos a corto, mediano y largo plazo.
