7 sugerencias para una coordinación práctica en las empresas

En la gestión de Recursos Humanos, una de las tareas más críticas es la coordinación de las faltas. Aunque algunas faltas esporádicas pueden no ser significativas, si el equipo experimenta un ausentismo constante, esto podría tener un efecto perjudicial en el desempeño de la empresa. Por lo tanto, es importante abordar este desafío de manera efectiva para minimizar su impacto negativo.

En base a un informe elaborado por SHRM, la falta de asistencia inesperada de los trabajadores puede dar lugar a una pérdida promedio del 36,6 % de la rentabilidad de las empresas.

Además, dichas ausencias pueden generar un ambiente laboral estresante y desalentador, lo que puede conllevar un aumento en la tasa de rotación de trabajadores.

En este artículo, se describen 7 sugerencias para mejorar y perfeccionar la estrategia de la coordinación de faltas de una empresa, lo que puede tener un impacto significativo. Se examinan temas como la comunicación efectiva de las políticas de la empresa, la búsqueda del equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida, y el uso de la tecnología para facilitar la gestión de las ausencias.

¿Qué es la coordinación de faltas?

Se entiende por coordinación de faltas el conjunto de estrategias y políticas que las empresas adoptan con el objetivo de minimizar el número de faltas de los trabajadores y las interrupciones que éstas provocan en la productividad. Los programas eficaces de coordinación de faltas buscan fomentar el compromiso organizacional, dar prioridad a la salud de los trabajadores y mejorar la eficiencia operativa.

En la coordinación de faltas, se debe buscar un balance entre las demandas de los trabajadores y las metas de productividad de la empresa. Al implementar una política de coordinación de faltas, es esencial establecer explícitamente los términos y condiciones contractuales relacionados con temas como enfermedades, permisos intermitentes y tiempo libre remunerado.

Las políticas de la coordinación de faltas deben incluir información detallada sobre los derechos de los trabajadores, los procedimientos de la empresa y los pasos necesarios para solicitar tiempo libre. Así mismo, los trabajadores deben estar informados acerca de los requisitos de documentación para las faltas y a quién deben notificar. Por ejemplo, una política de licencia para toda la empresa podría especificar el momento en que los trabajadores deben proporcionar un justificante médico a su superior.

Sugerencias para una coordinación práctica de las faltas

Además de implementar una política de coordinación práctica de faltas, los trabajadores deben considerar otras estrategias para disminuir la inasistencia y mejorar el rendimiento. A continuación, se detallan 7 elementos claves que los trabajadores pueden adoptar de forma preventiva para reducir la cantidad de faltas de los trabajadores.

1.Actualizar tu agenda de faltas

Después de crear la agenda de coordinación de las faltas, es importante difundirla entre los nuevos trabajadores y con los existentes. Es crucial que los trabajadores estén familiarizados con la agenda de faltas de la empresa y, así, conozcan dónde pueden encontrar una copia para su propia consulta.

Lo más oportuno y conveniente sería tener una ubicación centralizada para que todo el equipo tenga acceso a documentos importantes, pero esto puede presentar ciertos desafíos y las hojas de Google pueden no ser suficientes. Es crucial facilitar a que el equipo tenga acceso a los documentos de la empresa, mientras se protege el acceso a los archivos personales de los trabajadores. Compartir datos en hojas de cálculo puede ser complicado y generar riesgos de seguridad.

2.Impulsar y ajustar el balance entre la vida personal y el trabajo

Hace poco, una investigación realizada por McKinsey, casi un tercio de los trabajadores estadounidenses (28%) han reportado síntomas de agotamiento y cansancio en sus actuales trabajos. En ambientes laborales es muy común el agotamiento, particularmente en entornos en el cual los empleados se sienten en alerta o no tienen suficiente tiempo para otras áreas de sus vidas.

Al limitar que los trabajadores tengan suficiente tiempo para dedicar a su vida personal, los trabajadores terminan afrontando los costos adicionales ocultos de las faltas, enfermedades y cansancio de los trabajadores. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de que las responsabilidades laborales sean manejables y no obliguen a los trabajadores a trabajar horas extra.

También es importante supervisar la cantidad de horas extra que los trabajadores trabajan y establecer un límite en cuanto al número máximo de horas permitidas.

Motivar a los trabajadores para que lleven vidas plenas y felices no solo mejorará su tasa de asistencia, sino que también contribuirá a establecer un entorno laboral más agradable y saludable que incentive a su personal a permanecer en la empresa.

3.Proporcionar días libres

Los días libres son una forma en la que un jefe ofrece días libres a sus trabajadores para que puedan tomarse un tiempo de descanso sin tener que dar una explicación o aviso previo.

Estos días libres se brindan para que los trabajadores puedan relajarse y reducir el estrés.

Numerosos jefes deciden brindar esta ventaja, ya que se ha demostrado que refuerza la concentración y los niveles de productividad de los trabajadores. El tiempo de descanso extra permite que los trabajadores se sientan renovados, potencia su sistema inmunológico y reduce la necesidad de tomar días libres adicionales debido a enfermedades o fatiga.

Varios jefes ofrecen días libres como parte de su conjunto de remuneración y ventajas desde el principio, mientras que otros lo otorgan como un beneficio adicional a aquellos trabajadores que tienen una asistencia excepcional. Esta puede ser una forma de reducir las faltas y motivar a los trabajadores a preservar la puntualidad y presencia regular en el trabajo.

4. Calibrar la falta de los trabajadores

Es difícil solucionar un problema si no se identifica primero. Si las faltas de los trabajadores son un problema en su empresa, es importante investigar las causas y la frecuencia de esta situación. Por lo que implica establecer un sistema preciso para llevar un registro detallado de los ausentes.

Para realizar esta tarea adecuadamente, será imprescindible contar con un instrumento que facilite el seguimiento y registro de las faltas de los trabajadores a lo largo del tiempo. De esta forma, se pueden detectar tendencias y variaciones en el ausentismo, y evaluar cómo ciertas modificaciones afectan positiva o negativamente a la situación.

En la coordinación de faltas, los datos son un recurso valioso que pueden ser de gran ayuda para detectar problemas y tomar decisiones más informadas y estratégicas para su negocio y su equipo. En resumen, la información es una aliada en el proceso de coordinación de faltas.

5. Proporcionar flexibilidad horaria

En los últimos años, las empresas han experimentado múltiples modificaciones en su operación y en la manera en que sus trabajadores operan. Muchos trabajadores han tenido que adaptarse a la transición de ambientes de trabajo presenciales en oficinas, a entornos híbridos y remotos en sus hogares, y viceversa para volver a la oficina. Estos cambios han requerido que los trabajadores equilibren sus responsabilidades profesionales con su vida personal y se adapten a las nuevas expectativas laborales.

Ha sido una experiencia desafiante para todos, y no es de extrañar que la flexibilidad horaria sea uno de los principales beneficios que los trabajadores buscan en una empresa.

Ofrecer opciones de flexibilidad horaria puede ser beneficioso para los trabajadores de diversas formas. En primer lugar, permite que los trabajadores reorganicen su vida laboral sin tener que tomar días libres y enfrentar consecuencias negativas.

6. Incrustar una estrategia de cambio de turnos

En varios casos, las faltas de los trabajadores se deben a políticas inflexibles de planificación que imponen a los trabajadores a escoger entre cuidar a un niño enfermo o presentarse en el trabajo. La vida está llena de imprevistos y cambios de último momento que ocurren inevitablemente. Por lo tanto, al redactar la estrategia de faltas de su empresa, es importante tener en cuenta estas situaciones y tener un plan de contingencia para afrontarlas. Esto puede ayudar a reducir el impacto general en las operaciones de su empresa.

Una opción puede ser establecer una política de turnos divididos o intercambio de turnos, que otorgue a los trabajadores el horario flexible que necesitan. De este modo, se pueden disminuir los conflictos entre la vida profesional y personal de los trabajadores, y fomentar un balance positivo entre ambas esferas. En resumen, esto resulta beneficioso tanto para los empleados como para los jefes, ya que se trata de una situación en la que todos ganan.

7. Poner en práctica evaluaciones y sondeos de forma regular

Dentro de una estrategia completa de administración de faltas, es importante identificar las razones detrás de las faltas de los trabajadores. Si se aborda adecuadamente, puede concentrarse en los factores causales y tomar medidas antes de que las faltas de los trabajadores se conviertan en un problema grave. La forma más efectiva de lograrlo es mediante una comunicación frecuente con su personal.

Es posible que la falta de asistencia de los trabajadores se deba a diversos factores como problemas de salud física, problemas de planificación, malas condiciones de trabajo o cansancio. En cualquier caso, es importante que los trabajadores sepan a quién acudir y se sientan cómodos para comunicar cualquier problema que pueda afectar su desempeño laboral.

Puede considerar realizar encuestas regulares sobre la satisfacción y el clima laboral, lo que le permitirá identificar problemas importantes en el ambiente de trabajo. También puede establecer un sistema de comentarios anónimos para los trabajadores que deseen expresar inquietudes sin temor a posibles represalias. De esta manera, podrá obtener información valiosa sobre los factores que pueden estar contribuyendo las faltas de los trabajadores y tomar medidas para abordarlos.