Cronograma: qué es y cómo puedes crearlo

El cronograma es una utilidad fundamental para llevar a cabo calendarios de trabajo o ocupaciones. Un archivo en el que se establece la duración de un emprendimiento, la fecha de inicio y final de cada tarea; oséa, una forma simple de ordenar el trabajo.

El formato del cronograma antes era físico (en papel) hasta que las novedosas tecnologías han mejorado la construcción de un cronograma digital que puede ver toda la plantilla y en el que ordenar las tareas de manera colaborativa.

¿Qué es un cronograma?

Un cronograma de trabajo es un calendario de trabajo o ocupaciones en el que se detallan las etapas de un proyecto. Con el cronograma se planifica y controla de forma sencilla la producción.

En un cronograma de una compañía se integran:

• Tareas.
• Fechas de entrega.
• Recursos necesarios.
• Relaciones con otros proyectos / actividades.
• Responsables para tener una perspectiva clara sobre el estado de un proyecto.

Por consiguiente, el cronograma reduce el chequeo de los managers y da a los empleados una hoja de ruta para lograr los objetivos, descomponiendo las ocupaciones para realizarlas de manera progresiva.

Hasta la actualidad era normal que los cronogramas fuesen completados a mano, en particular si involucraba a solo una persona, hoy en día las compañías requieren apoyarse en utilidades digitales tanto por el volumen de trabajadores como por la simplicidad en la administración y organización de tareas.

¿Cómo llevar a cabo un cronograma?

Para llevar a cabo el cronograma de una compañía se sugiere continuar las siguientes etapas:

Definición de tareas

Hay que entender cuáles son las tareas primordiales para el cronograma de ocupaciones. En la mayoría de los casos, esta definición se produce cuando los supervisores de las superficies involucradas se reúnen para fijarlas, realizando una lista que después se representará en el cronograma.

Encontrar las relaciones

Posiblemente en la ejecución del cronograma de trabajo aparezcan tareas que dependan de otras. Por consiguiente, hay que catalogarlas.

Se hace de la siguiente manera:

• Fin – comienzo: son las tareas que dependen de una previo. Hasta que esa no esté llevada a cabo, no se va a poder seguir con la siguiente.
• Comienzo – comienzo: engloba dos o más tareas que se tienen la posibilidad de hacer de forma simultanea.
• Comienzo – fin: una labor empieza en el instante que otra acaba. Guardan relación entre sí.
• Fin – fin: asocia dos o más tareas que tienen que deducir en el mismo instante o transcurso de tiempo.

Fijar plazos en el cronograma de trabajo

Cuando se han definido las tareas y las relaciones entre ellas, para hacer el cronograma hay que fijar los plazos de ejecución para todas ellas. Este punto es clave porque ayuda al orden y marca el ritmo de producción.

Esta etapa se encuentra dentro de las más rigurosos. En la mayoría de los casos, es imposible hacer estimaciones de tiempo exactas. Por eso muchas empresas se apoyan en un programa de control horario para tener claro cuánto toma cierta labor, aproximándose a tiempos reales.

O para investigar quién está haciendo un trabajo en cada turno y, paralelamente, evadir inconvenientes de solapamientos de horarios y organización (que no haya ningún turno vacío por culpa de bajas o vacaciones).

En contraste con los procesos cursos, la utilidad digital da módulos particulares y customizados para cada emprendimiento, evadiendo que se mezclen entre sí.

A lo previo se suman registros de tiempo particulares por empleado que después pasan a conformar parte de un reporte de tiempo detallado y grupal (dado el caso). Esto impide sesgos y ayuda a tener un cronograma configurado con la verdad de producción de la compañía.

Además de lo previo, contribuye indicios sobre el desempeño laboral, si es el esperado o no. Al fin y al cabo, registro de horas, administración de turnos y supervisión del trabajo en un solo programa.

Armar el cronograma

Agrupada toda la información previo, el siguiente paso es plasmarla en el cronograma. En la mayoría de los casos se utilizan filas y columnas en las que se distribuye información como:

• Tareas o actividades.
• Semana (o tiempo estimado de entrega).
• Recursos.
• Responsable.

En cuestiones de interfaz, se sugiere dejar un espacio sensato entre márgenes para lograr añadir información (por lo general producto de ajustes) con tranquilidad. Las columnas y filas del cronograma tienen la posibilidad de cambiar en relación de la extensión del emprendimiento.

Reajustar el cronograma

El cronograma no es algo fijo.

Mientras se avanza con las tareas, posiblemente sea primordial hacer cambios o integrar novedosas acciones en el cronograma, de esta forma como marcar o tachar las misiones que se alcanzan (funciona como estrategia de motivación: un paso más hacia la meta).

En oportunidades, los proyectos encajan con las vacaciones de alguno de los empleados, ausencias o cambios de turnos que influyen en la dinámica de producción. Por medio del programa de administración de tiempo se sincronizan esas cambiantes en un calendario que puede ser inspeccionado por el conjunto de trabajo para cambiar el cronograma según convenga.

Nuestro software de gestión del control horario de trabajadores es muy maleable en el registro de la día y facilita escoger a los causantes como desean registrar las horas de trabajo.

Ya sea otorgando elasticidad horaria al empleado introduciendo el comienzo de la día y el objetivo de manera manual, fichando el horario recurrente en un clic, fichajes masivos por semana o con medidas más restrictivas como cronómetros o contadores de horas, geolocalización.

Además se integra con sistemas de control de presencia como kioscos con tablet, dispositivos de reconocimiento biométrico, tarjetas… Con una exclusiva aplicación tendrás la posibilidad de registrar el tiempo trabajado y supervisar su desempeño.

¿Para qué sirve un cronograma de negocios?

Un cronograma sirve para:

• Anticipar retrasos a lo largo de los proyectos.
• Simplificar la administración de elementos (materiales y humanos), marcando qué es requisito para cada labor y con qué se cuenta.
• Fomentar la comunicación entre los empleados a lo largo de las juntas laborales, dado que el cronograma sirve de guía.
• Ofrecer un panorama global del emprendimiento, facilitando considerar cuáles son las superficies de la organización que trabajan más retardado y más acelerado.

3 tipos de cronogramas

El cronograma perfecto para tus flujos de trabajo es dependiente del enfoque y el tipo de emprendimiento. Los más usados son:

• Cronograma de Pert

Este diagrama prioriza las tareas y las relaciones entre ellas antes que las fechas de distribución.

Cada labor es representada en un cuadro en el que se tienen dentro los procesos que necesita. El orden de las cajas va a depender de la prioridad temporal y las relaciones entre cada actividad. Comunmente, se distribuyen de izquierda a derecha.

• Cronograma de Hitos

Esta organización tiende a ser acompañada por flechas para detallar relaciones de causalidad o dependencia entre las tareas.

Asocia los puntos o etapas clave de un proyecto. Tienen la posibilidad de ser tareas fundamentales, fechas de entregas o reuniones indispensables. Por consiguiente, en este cronograma no se tienen dentro todas las tareas o acciones sino aquellas más importantes.

Alguno de estos modelos va a depender de una línea base del cronograma, que se define una que vez que el cronograma está hecho y aprobado por las diferentes instancias (cliente, dirección, responsable de proyecto…).

La línea base de cronograma es la edición fina del modelo que se haya elegido. Trabaja como referencia para monitorear el emprendimiento, marcando en el mismo instante aquellas etapas que se vayan alcanzando.

• Cronograma de Gantt

En este cronograma, la organización de las tareas es con apariencia de barra temporal (que tiende a ser llamada como eje X). Mientras más larga, más tiempo necesita la acción.

Esta diagramación posibilita el chequeo, por fecha de inicio y conclusión, de las tareas y la fecha de comienzo y distribución del emprendimiento. Tiende a ser el más usado.

Ventajas y peligros de utilizar cronogramas de trabajo

Dentro de las virtudes del cronograma están las siguientes:

• Fijar un orden de tareas de acuerdo con la relación entre ellas.
• Contribuye a la supervisión de la eficacia, chequeando los tiempos de distribución.
• Genera certezas con respecto al avance y estado del emprendimiento.

En caso de admitir retrasos, es viable tomar medidas si el chequeo es recurrente.

Si, por el opuesto, los períodos se cumplen antes de lo pensado, la organización puede recompensar a los empleados como parte de un plan de incentivos.

¿Los peligros? Están sujetos a la variabilidad de los períodos de distribución (en los que influye la eficacia, las ausencias imprevistas, las vacaciones…) y la asignación precisa de tareas.

Por consiguiente, es irrealizable ofrecer con un fecha precisa de culminación. Por otro lado, se tienen la posibilidad de llevar a cabo estimaciones y marcarlas en el cronograma desde la sugerencia previo, evaluando los períodos para cada labor por medio de un programa de administración de tiempo.

Esto no significa que los cronogramas tienen que hacerse sin margen de tiempo; todo lo opuesto. Hablamos de detallar períodos reales y flexibles. Lo considerable, frente los peligros, es realizar la cadena de acciones ya definida, fijada en la línea base, para cumplir los objetivos.

Esto a lo mejor propicie un ámbito en el que el emprendimiento no se otorgue en la fecha planeada, pero se va a presentar de la forma que mejor se pueda.