¿Qué son las reuniones Kick Off?

Heredado de la tradición empresarial americana de los últimos años, el Kick Off es un formato de reunión/junta que ha ganado puestos lentamente, y se ha instalado como un modelo efectivo de presentación de proyectos e involucración del personal en la compañía o en los conjuntos de trabajo, en forma de punto de arranque en una interacción profesional.  

Este símil, llevado al ámbito de los negocios, se entiende como una primera reunión («Kick Off Meeting») tomándose como toma de contacto.  

Qué es un Kick Off  

Ejemplificando, un fabricante puede convocar a su red de distribuidores a una junta Kick Off anual para exponer las noticias de su catálogo de productos, y una organización puede ordenar un Kick Off interno para difundir a la plantilla la postura estratégica y los nuevos objetivos.

Además, se adopta este formato para abordar la planificación de proyectos complicados, o compartir la idealización corporativa con la colaboración de los consumidores.  

Para qué sirve un KickOff  

El objetivo de una junta Kick Off es abrir un lugar para discutir las necesidades y los detalles de un nuevo plan con mayor profundidad, con la participación de todos los efectivos humanos relacionados (expositores, ayudantes y receptores).

Así, se puede lograr una alineación transversal entre todos los departamentos, donde cada factor involucrado sea partícipe, y no solo conocedor, de las labores que le correspondan.  

Asimismo, constituye una herramienta eficaz para promover la unidad y el espíritu de equipo entre los empleados: el departamento de RR.HH.

Este instrumento digital permite el trabajo de recolección de datos e información de parte de los managers, con el objeto de concretar la composición de la junta. De esta forma, los encuentros, virtuales o presenciales, son muchísimo más dinámicos y fluidos.    

En la situación de reuniones Kick Off para consumidores, les posibilita conocer a los miembros del equipo que trabajarán en el plan, y la organización lo puede aprovechar como credenciales que garanticen un resultado satisfactorio.  

Beneficios de una Kick Off

• Incentiva la confianza mutua en las relaciones laborales.
• Refuerza el liderazgo de los responsables del proyecto.
• Permite alinear la relación entre una empresa y sus clientes.
• Motiva al equipo, porque sus miembros se sienten involucrados.
• En el caso de reuniones Kick Off para clientes, les permite conocer a los miembros del equipo que trabajarán en el proyecto.
• Asegura un proyecto más controlado y con menor aparición de situaciones imprevistas, debido a que se han establecido las tareas y las responsabilidades.

Pasos para llevar a cabo un Kick Off  

Antes que nada, va a ser preciso que los creadores del plan hagan un sondeo (por ejemplo, valiéndose de un programa de encuestas) para fijar la naturaleza de la audiencia, así como la mejor ubicación (fecha y lugar) para que el acontecimiento resulte efectivo.  

La junta tendrá que ser llamativa para la audiencia, en otras palabras, que los asistentes logren participar activamente; va a ser correcto entrenarse para contestar a las probables cuestiones que se planteen a lo largo de el Kick Off.  

Si la reunión inicial tiene lugar alrededor de un plan cuantificable, va a ser adecuado conceptualizar tanto sus costes como una previsión de las ventajas que reportará.  

Es viable que surjan situaciones imprevistas y inconvenientes sobre la marcha: se necesita intentar de tenerlas presente y, para eso, va a ser importante oír lo cual tengan que mencionar al respecto las piezas implicadas que vayan a laborar en el día a día del plan.  

Además, un óptimo Kick Off interno (orientado a la plantilla) conseguirá motivar e implicar a los trabajadores en los diferentes proyectos que requieran de su trabajo, así como promover una más grande alianza entre los empleados y los jefes.  

La preparación de encuestas internas dejará recabar información acerca de las impresiones de los empleados respecto al desarrollo de las reuniones Kick Off.