Método Kaizen
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El método Kaizen es una forma de mejora constante que se puede aplicar en cualquier ámbito de nuestras vidas. Empresas de renombre como Toyota, Honda y Sony han aplicado con éxito esta filosofía de origen japonés en el ámbito empresarial.
Esta filosofía se centra en la idea de que pequeñas acciones realizadas de forma organizada y continua pueden ayudarnos a alcanzar grandes objetivos en la vida. En el mundo actual, los mercados son cada vez más complejos, cambiantes y globales, lo que significa que es difícil prever las crisis, como lo hemos visto con la pandemia del coronavirus.
En vista de la gran incertidumbre que rodea los mercados internacionales, enfocarnos en pequeñas metas a corto plazo podría ser esencial para sobrevivir a la coyuntura económica actual y establecer bases sólidas para el crecimiento futuro de nuestras empresas.
Es por eso que empresas de gran envergadura como Toyota, Honda y Sony han estado adaptando su filosofía empresarial a esta metodología japonesa durante más de 50 años.
¿Qué es el método Kaizen?
Después de la Segunda Guerra Mundial, Japón se encontraba en una fuerte crisis social y económica, lo que llevó a la creación del método Kaizen como respuesta. Para poder competir con las empresas europeas y estadounidenses, el gobierno japonés promovió las metodologías de William Edwards Deming y Joseph Juran, que utilizaban la estadística para el control de calidad de los procesos.
La aplicación de la filosofía Kaizen superó todas las expectativas y en unas pocas décadas, las empresas japonesas se convirtieron en líderes mundiales del mercado. El término Kaizen proviene de la combinación de dos palabras japonesas: «Kai» y «Zen». Estas palabras significan «cambio» y «mejora» respectivamente, lo que se refiere a un proceso de mejora continua.
¿Para qué sirve?
El objetivo principal del método Kaizen es lograr metas y objetivos de manera gradual y continua, evitando las pérdidas de tiempo que pueden surgir debido a una mala gestión de los procesos productivos.
Para lograr una gestión y organización efectiva de las jornadas laborales, es crucial contar con un buen sistema de control horario. Si tu empresa está interesada en implementar el método Kaizen, la digitalización de la gestión del tiempo puede ser de gran ayuda para conocer de manera rápida y sencilla los tiempos y lugares en los que se encuentran los trabajadores. De esta forma, se pueden distribuir de manera más adecuada las cargas de trabajo y facilitar la incorporación del Kaizen en su rutina diaria.
Cada trabajador debe comprometerse y proponer nuevas ideas a diario para que el método Kaizen funcione adecuadamente. Es importante recordar que este método se basa en la idea de que varios cambios pequeños y graduales dan mejores resultados que un único cambio grande.
¿Cuáles son sus beneficios?
- Eliminación de procesos inútiles y repetitivos.
- Incremento de la productividad.
- Incremento de la satisfacción y el reconocimiento de los trabajadores.
- Mayor retención del talento.
- Aumento del compromiso de los trabajadores.
- Potenciación de la competitividad de la empresa.
- Incremento de la satisfacción de los clientes.
- Resolución rápida de errores y problemas.
- Disminución de la cantidad de accidentes laborales.
- Mejor adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
- Capacidad para acomodarse a los cambios que se generan en el mercado.
Técnicas del método Kaizen
Es sencillo implementar el método Kaizen en las empresas, ya que esta filosofía se enfoca en realizar pequeñas mejoras diarias en lugar de cambios radicales y abruptos.
Para incorporar esta metodología en la rutina empresarial, existen diversas técnicas disponibles, entre ellas, las 5S del Kaizen, el círculo PDCA, el método de los 5 por qué y el famoso método Kanban.
Las 5 “S” del método Kaizen
El método Kaizen implementado en Toyota en los años 60 se centró en lograr lugares de trabajo más organizados, limpios y productivos a través de cambios diarios y no mediante grandes innovaciones repentinas. Las 5S del Kaizen son los 5 pasos básicos a seguir para aplicar esta metodología dentro de las empresas:
- Clasificar (Seiri): diferenciar entre lo necesario e innecesario y mantener solo lo necesario para realizar el trabajo.
- Organizar (Seiton): asignar un nombre y una ubicación fija a cada objeto/proceso útil para minimizar el tiempo de búsqueda y evitar esfuerzos inútiles.
- Limpiar (Seiso): limpiar el espacio de trabajo diariamente para mejorar el bienestar de los trabajadores, reducir el riesgo de accidentes y mejorar la calidad de los productos.
- Estandarizar (Seiketsu): cuidar la higiene personal para evitar la suciedad y el desorden y mejorar el bienestar y la productividad de la plantilla.
- Autodisciplina (Shitsuke): fomentar la autodisciplina para que los trabajadores adopten las 5S como hábito tanto en el trabajo como en su hogar.
Es importante tener en cuenta que algunas empresas occidentales han traducido las 5S del método Kaizen al inglés como: Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain.
El ciclo PDCA o círculo de Deming
El método Kaizen se basa en un proceso de 4 pasos que se conoce como «círculo de Deming» (por su creador Edward Deming) o «enfoque PDCA» en inglés.
- Planificar (Plan): se analiza la situación actual de la empresa y se establecen objetivos alcanzables.
- Hacer (Do): se implementa el plan de acción según una agenda priorizada.
- Comprobar (Check): se evalúa el grado de cumplimiento de los objetivos mediante herramientas de control, como la ley de Pareto, las listas de verificación y los indicadores de rendimiento (KPIs).
- Actuar (Act): se aplican medidas correctoras y se estudian los resultados para crear un nuevo plan de acción más eficiente y productivo.
El método de “los 5 por qué”
La base fundamental del método Kaizen, tal como lo describe Masaaki Imai, es encontrar la raíz del problema para llegar a una solución que sea permanente. Para ello, se recomienda hacerse la pregunta «por qué» cinco veces para identificar el problema real. Por ejemplo, si los informes no están saliendo adelante, se puede aplicar esta técnica de la siguiente manera:
- ¿Por qué? Porque se solicitaron muy recientemente y no se ha tenido tiempo debido al gran volumen de trabajo.
- ¿Por qué? Porque faltan los datos proporcionados por los comerciales.
- ¿Por qué? Porque no se ha recibido el albarán del cliente más importante.
- ¿Por qué? Porque la persona a cargo de recopilarlo se encontraba de vacaciones y su ausencia retrasó su lanzamiento.
- ¿Por qué? Porque el sistema utilizado para crear los gráficos falló.
Las retrospectivas
Las reuniones breves y diarias en las que el equipo repasa el progreso de sus tareas y problemas son una manifestación concreta del enfoque ágil. Cada miembro del equipo informa sobre el estado de sus tareas recientes, explica qué ha logrado y comparte sus próximos pasos. Si existen obstáculos o desafíos, los compañeros ofrecen ayuda y apoyo.
El método Kanban
Se trata de una estrategia gráfica que se fundamenta en el concepto de «justo a tiempo», el cual implica suministrar a las personas la información precisa en el momento adecuado, evitando saturarlas con datos innecesarios o que aún no requieren conocer.
¿Cómo ayuda el método Kaizen a tu empresa?
El método Kaizen es una estrategia que se basa en la mejora continua de la calidad en las empresas, gracias a técnicas como el círculo de Deming. La espiral PDCA permite que los procesos de producción sean más eficientes y económicos, sin afectar la calidad de los productos.
Entre los principales beneficios del enfoque PDCA se encuentra la mejora en la gestión del tiempo empresarial. Al eliminar tareas superfluas y basar los procesos en calendarios de ejecución predeterminados, los equipos pueden coordinar mejor el trabajo remoto y tener más flexibilidad horaria. Una forma de lograr estos objetivos es mediante el uso de un software de gestión del tiempo que permita administrar múltiples calendarios laborales y detectar eventuales «desperdicios» de tiempo.
Además, el método Kaizen también permite optimizar la gestión documental de la empresa, para que los empleados puedan acceder fácil y rápidamente a la información necesaria. Esto se logra mediante la aplicación del principio «seiton» de organización, que implica eliminar tiempos no productivos y facilitar la conciliación laboral mediante la implantación de jornadas más cortas.
Pasos para implementar el método Kaizen
Seleccionar el ámbito de intervención de la metodología Kaizen
De acuerdo con la teoría de Kaizen, resulta esencial que todos los empleados de una compañía, independientemente de su cargo, tengan la posibilidad de dar a conocer sus puntos de vista y plantear propuestas para la optimización de los procesos.
Crear un equipo de trabajo multidisciplinar
Las contribuciones de los miembros del equipo serán más diversas y originales si el equipo es más diverso.
Recoger y analizar datos
Con la finalidad de identificar los desafíos presentes en la organización y descubrir soluciones adecuadas.
Gembutsu Gemba (“ir y ver”)
Comprobar in situ todos los problemas identificados mediante el análisis de datos es una práctica clave en la metodología de Taiichi Ohno, quien es reconocido como el principal impulsor del sistema de producción de Toyota.
Según Ohno, una vez que se ha identificado cualquier problema, es esencial «ir al lugar de los hechos», conversar con las personas involucradas y demostrar siempre respeto por sus habilidades y esfuerzos.
Buscar contramedidas
La elaboración de un plan de acción efectivo implica la creación de un calendario de ejecución preciso que contemple fechas concretas para la implementación de las contramedidas correspondientes, y establezca un responsable directo para cada una de ellas.
Evaluar los resultados logrados con el método Kaizen
Examinar los datos a través de informes y representaciones visuales. En caso de que los resultados de esta evaluación no sean satisfactorios, el equipo revisa las etapas previas y repite el proceso hasta encontrar una solución más conveniente.
Seguimiento de resultados a largo plazo
Durante un extenso período de tiempo, que puede extenderse por varios meses, se llevará a cabo una evaluación exhaustiva. Si la evaluación arroja resultados satisfactorios, los logros obtenidos gracias al método Kaizen serán documentados y utilizados como referencia en situaciones similares que se presenten en el futuro.
Ejemplos del método Kaizen para tu empresa
Te presentamos tres ejemplos para aplicar el método Kaizen en tu empresa:
- Organiza reuniones regulares: para que los jefes y empleados trabajen en conjunto hacia el objetivo de mejorar constantemente.
- Promueve el orden y la higiene: para aumentar el bienestar y la productividad de tus empleados. Incluso si contratas un servicio de limpieza, puedes incentivar a cada trabajador a ordenar su espacio de trabajo al final de su día laboral.
- Establece objetivos compartidos: para fomentar la unidad y compromiso, tal como lo propone el método Kaizen.
Las 5S de Toyota
Toyota se enfoca en la mejora continua con su lema «Siempre Mejor», basado en la metodología Kaizen y las 5S.
Los fundadores de la empresa, Sakichi Toyoda y su hijo Kiichiro, junto con el ingeniero Taiichi Ohno, implementaron esta metodología después de inspirarse en la forma en que los supermercados reponen sus productos según las necesidades de los consumidores.
Este sistema, llamado Kanban, es uno de los más exitosos y conocidos en la filosofía Kaizen, ya que planifica la producción industrial en función de los pedidos de los clientes.
El Caso Honda
Honda, al igual que su competidor Toyota, se ha ganado una reputación por su tecnología, calidad y fiabilidad.
Uno de los factores que contribuyen a este éxito es el uso de la metodología Kaizen por parte de la compañía japonesa a través de sus «New Honda Circles», también conocidos como «Círculos de Calidad Honda».
Estos círculos se dividen en cinco grupos y participan en competiciones anuales en las que los empleados de Honda identifican problemas, proponen soluciones adecuadas y ejecutan proyectos para resolverlos.
Sony y el método Kaizen
Desde los años 80, Sony ha implementado el método Kaizen para buscar constantemente la mejora en su sistema de «cero defectos». Este sistema busca la eliminación total de cualquier tipo de desperdicio en los procesos empresariales, tanto en tiempo como en métodos de ejecución, con el fin de evitar errores y maximizar la eficiencia.
