Vicente Marí, Director de Recursos Humanos da 7Pines Kempinski Ibiza, conta-nos como a sua empresa incorporou a Nivimu como uma plataforma integral de gestão de Recursos Humanos, incluindo o controlo horário com reconhecimento facial.

O que significou para a sua empresa a implementação da Nivimu?
Ficou demonstrado que se adapta às mudanças dinâmicas que temos no sector da hotelaria: ocupação, movimentos de clientes, etc. Isso faz com que precisamos de mudar os turnos e os horários todas as semanas. Esta ferramenta tornou-a muito mais ágil e os trabalhadores receberam estas comunicações. Ainda mantivemos o modelo clássico em paralelo, mas sabemos que isto é tudo o que precisamos. Mesmo que o chefe de departamento fizesse uma comunicação a um trabalhador através do telefone ou da WhatsApp, ela também estava na plataforma.

Os trabalhadores adaptaram-se bem à utilização do Nivimu?
Havia algumas pessoas que no início da temporada tinham de se habituar, mas no final da temporada já não faziam mais aquele telefonema ou a mensagem WhatsApp, porque já verificaram que o trabalhador já possuia toda aquela informação. Isso é o que eu gostei na Nivimu e o que me surpreendeu: como é ágil em termos de agendamento. Outras ferramentas são um pouco mais rígidas.

O que é que mais os surpreendeu?
O BI (Business Intelligence) aplicado aos recursos humanos é um mundo à parte. Eu compreendia que poderia existir, mas é super rápido, uma ferramenta que o move e concentra toda a informação para poder decidir mais rapidamente. Faz acelerar as decisões de contratação, programação, etc., para os dias e semanas seguintes. Ser capaz de prestar um melhor serviço e distribuir melhor a carga de trabalho. O BI permite-lhe fazer previsões, é um sonho tornado realidade.

Ganharam comodidade graças ao login único do Nivimu que permite acesso a plataformas de comunicação, gerenciamento de horários, etc?
Sim, é claro. E também ajuda, por exemplo, a não misturar aplicações para ambientes pessoais com utilização profissional, por exemplo, o WhatsApp já não é utilizado para comunicar no trabalho. Isso é uma grande vantagem. Sim, ganha-se em comodidade. O portal do empregado, uma aplicação de gestão, uma aplicação de comunicação… Aqui temos tudo centralizado num só. Não sei se existe outra aplicação como esta.

Essa é um pouco a ideia: Nivimu é fundada por pessoas que vêm directamente do negócio hoteleiro, que conhecem perfeitamente bem as necessidades deste negócio. Acho que isso é algo que se nota.
Sim, totalmente, o entendimento com eles tem sido muito bom desde o início. Falámos com outras empresas que ofereciam produtos semelhantes, e quando explicávamos algumas das coisas de que precisávamos, eles olhavam para nós de forma estranha. Acontece que estamos abertos vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana, somos como hospitais, não somos uma empresa que esteja aberta de segunda a sexta-feira. Quando se explica estas coisas a um generalista, eles olham para si de forma estranha. Com eles, foi fácil desde o primeiro minuto. Estamos na mesma linha para facilitar o trabalho.

2020 será recordado como o ano do Covid-19, o que significou para si começar a utilizar esta ferramenta este ano?
Tem sido um ano estranho para implementa-la, mas assumimos o risco e estamos todos muito felizes. Quando algo novo é implementado, sempre há um pouco de ruído no início, mas depois fizemos o ajuste fino. O bom é que, sendo uma empresa nova e jovem, são muito flexíveis e rápidos a trabalhar: adaptam-se e modificam ao que se precisa.

Com a chegada da pandemia, tivemos o problema de não conseguir registrar o ponto manualmente, clicando, e eles propuseram registrar por reconhecimento facial. As câmaras foram ajustadas um pouco, e foi só isso. Tem sido um ano de adaptação, e no próximo ano estaremos mais preparados e poderemos utilizá-lo de forma muito mais eficaz. Não tem sido uma temporada normal, mas tenho a certeza de que no próximo ano todos os problemas serão resolvidos, temos tudo feito à medida. A propósito, nos ajudou que tenha sido un ano “intermédio”.

Como se adaptaram a esta nova forma de registro de ponto?
O registro de ponto por reconhecimento facial não requer praticamente nenhum conhecimento técnico, basta aproximar-se da câmara, ela reconhece-o, e é tudo. E depois com o resto da plataforma a adaptação tem sido rápida porque a ferramenta é muito intuitiva. Nem tudo foi implementado durante esta primeira temporada. Estávamos interessados em implementar a entrada e a saída, gestão de turnos… E a parte dos empregados, já temos projetada para o próximo ano. Já testamos os erros e aperfeiçoamos para trabalhar com todas as nossas preferências.

Tem havido alguma diferença na aceitação deste novo sistema entre empregados mais novos e mais velhos?
Não acredite nisso. Embora tenhamos muitos funcionários jovens, o pessoal mais velho também utiliza a ferramenta muito facilmente. É muito intuitivo. Tive um pouco de medo porque, embora tenhamos implementado outras ferramentas para outros aspectos, tais como o e-learning, por exemplo, tivemos aí mais problemas. Mas o Nivimu, que se concentra na comunicação e registos, tem sido muito útil.

De facto, foi muito útil durante o período de quarentena porque pudemos comunicar com os empregados através dele, e pudemos também documentar as assinaturas, certificá-las, etc. Antes, falávamos às pessoas que estavam em Barcelona ou Granada, por exemplo, que assinassem quando chegassem aqui. Agora, com Nivimu, não houve necessidade de esperar, pudemos enviar-lhes a documentação, eles assinam-na ali mesmo e enviam-na de volta para nós. Tudo na mesma plataforma. Isso ajudou-nos muito, especialmente no início da época.

Imagino que isto significa uma grande economia de tempo e de custos em comparação com as soluções que tinha antes, certo?
Bem, tivemos anteriormente uma tentativa falhada com outra plataforma semelhante, e quando começámos a trabalhar com esta ferramenta mantivemos o suporte de papel em paralelo, como um duplo controlo.

Mas sim, com ele economizamos muito, por exemplo em termos de informação: está tudo integrado no seu sistema, toda a visualização e planming ao vivo e directo. Não é necessário transferi-lo do papel para o excel, de lá para uma macro, de lá para um BI… Aqui tudo vai directamente para a máquina. Agilizou muito o tempo, tanto o tempo de trabalho como o tempo para ler os dados.

A implementação do Nivimu tem sido um desafio para a sua empresa?
No nosso caso, não. Comunicar e documentar esta comunicação não tem sido difícil, já tínhamos outra plataforma para gerir incidentes, etc., e eles já viam a utilidade de não ter de marcar uma reunião com o trabalhador, etc. O trabalhador pode estar no extremo norte do resort, e o gerente no extremo sul. E a comunicação é enviada para avisar de qualquer incidente, mudança, novo protocolo, etc. É enviado digitalmente, verifica-se que foi recebido pelo trabalhador, e esse trabalhador irá lê-lo quando tiver oportunidade. Poupa todo o tempo de viagem, de reunião, de explicação e assim por diante.

Isto não foi difícil de implementar, porque já o tinham feito de forma diferente à sua própria maneira, com outras plataformas para uso diário através de grupos em que enviaram algumas comunicações. Mas com o Nivimu tem uma cópia de segurança dessas comunicações, e tem sido muito fácil. Tive mais medo de trabalhar com a ferramenta quando se tratava de planear ou programar horários.

Cada mestre tem o seu próprio livro, e cada mestre tem o seu próprio ‘excelcillo’. Todos podiam fazer as coisas à sua maneira, e quando utilizavam esta plataforma tinham de se adaptar, mas habituaram-se muito rapidamente a ela. Digo-vos também que é porque a ferramenta o permite. Programar horários ou fazer alterações é muito ágil com esta ferramenta. Pensei que seria mais difícil com os gestores, mas eles aceitaram-no muito bem. Não tinham estas facetas, comunicação e agilidade, noutras ferramentas, pelo que não foi difícil para eles abandonarem o seu pequeno livro.

Em relação aos empregados, como você acha que o uso do Nivimu os impactou?
Tem sido bastante transparente para eles, não os tem afectado. Para além talvez do efeito dissuasor do registro de ponto por reconhecimento facial… Mas temos sorte a esse respeito e não houve pessoas que mudaram de atitude porque sabem que têm de registrar a tempo. No início talvez tenham feito algumas piadas e assim por diante, mas em termos de desempenho, não há problema.

Por outro lado, não tem havido um nível de ocupação para fazer grandes comparações, é o que vos estou sempre a dizer, é uma época estranha. Mas para as próximas temporadas, compreendo que haverá um maior impacto, também quando nos ligarmos a outras plataformas para que tenham mais informação.

Agora temos pontes para ligar Nivimu a outras fontes de informação, mas de momento, não há integração ao nível da interface. Em breve faremos algumas alterações e teremos essa ligação com terceiros, em tempo real, etc.

Até que ponto você percebeu a customização que Nivimu permite para torná-lo “sua” ferramenta?
Foi isso que nos levou a apostar nela. Embora numa fase muito inicial, visto que nasceu de uma boa ideia, de alguém do sector, fácil de compreender. Vimos que se adaptava a 100% ao nosso estilo, e o que precisávamos, tínhamo-lo muito rapidamente.

Tal como com os módulos, escolhemos os que realmente nos interessavam. Outros podem não nos interessar hoje e não queremos dedicar-lhes tempo e memória, mas talvez mais tarde o façamos.

Na época, o Excel permitia que o trabalho que exigia dez contadores fosse feito por apenas um, e o restante poderia ser dedicado a outras funções para expandir seus negócios ou melhorar o atendimento. Você notou algo parecido com o Nivimu?
Sim. Antes, era necessário compilar horários diferentes, de equipes diferentes, ir ao encontro de cada chefe de departamento, em horários diferentes, e depois trabalhá-los separadamente, e assim por diante. Agora é tudo centralizado e automático. Com uma olhada rápida vê toda essa informação, instantaneamente, torna-a muito mais rápida e já não precisa dessa dedicação para reunir todos os dados, o que poderia demorar quatro horas. Permite até fazer simulações para as semanas seguintes e assim fazer alguns cálculos orientadores.

Depois notamos também, por exemplo, que o acesso à documentação é centralizado e acessível em qualquer momento. Temos pessoas a trabalhar à noite que podem precisar de acesso a um documento, mas não o podem fazer até o seu superior chegar; agora com Nivimu, se tiverem a permissão necessária, podem vê-lo em qualquer momento e de onde quiserem. Ganhamos muito com isso.

E também em termos de relatórios. Há actividades que são recorrentes, tais como férias, dias extra e afins, o relatório é muito mais ágil e mais rápido, é em tempo real.